Особенности кадрового учета в представительствах и филиалах иностранных юридических лиц

В данной статье мы бы хотели напомнить кадровым работникам о том, какие документы необходимо иметь организации при оформлении иностранных сотрудников на территории РФ.

Все документы кадрового делопроизводства можно разделить на две группы. Первую составляют кадровые документы, обязательные для ведения (таблица №1). Их наличие в филиалах и представительствах обязательно, а отсутствие является нарушением трудового законодательства, которое влечет наложение штрафа со стороны трудовой инспекции. Рассмотрим подробнее основные документы данной группы.

1. Обязательные кадровые документы

К обязательным документам, прежде всего, относится штатное расписание. Возможны следующие варианты утверждения данного документа:

• непосредственно руководителем головной организации;
• главой представительства или директором филиала самостоятельно (при указании соответствующего права в доверенности);
• главой представительства или директором филиала по согласованию с руководителем головной организации (если такие требования содержатся в доверенности).

Не менее важным документом являются правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Их трудовой инспектор требует в первую очередь, приходя в организацию с проверкой.

К рассматриваемой группе кадровых документов относится также трудовой договор и приказ о приеме на работу. Как и в случае со штатным расписанием и ПВТР, вопрос о правомочиях по изданию подобного приказа решается с учетом условий доверенности, выданной главе представительства или директору филиала. Приказ отдается работнику на ознакомление под роспись. С данным документом также в обязательном порядке знакомятся и кадровая служба, и бухгалтерия.

В представительствах и филиалах иностранных компаний на всех сотрудников (как на российских, так и на иностранных граждан и лиц без гражданства), работающих более пяти дней, заводятся трудовые книжки.

Важным документом в сфере кадрового делопроизводства является договор о материальной ответственности. Существует перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми в обязательном порядке заключаются договоры о материальной ответственности. Правило о необходимости заключения таких договоров в полной мере распространяется на работников представительств и филиалов иностранных компаний.

К обязательным для ведения кадровым документам относится график отпусков. Он утверждается не позднее чем за две недели до календарного года. Работник же должен быть ознакомлен с этим графиком не позднее чем за две недели до начала его отпуска.

До сих пор ведутся споры, нужно ли относить к обязательным документам должностные инструкции. Большинство специалистов, в том числе сотрудники трудовой инспекции при проведении проверок, однозначно утверждают, что должностные инструкции составлять необходимо. В должностной инструкции определяются трудовая функция работника, его права, обязанности и ответственность, указываются требования к кандидатам на данную должность, регламентируются вопросы его подчинения и взаимоотношений с другими работниками. Все эти вопросы не могут быть в полной мере урегулированы трудовым договором. Составление должностных инструкций с одной стороны даст четкое понимание работнику круга своих должностных обязанностей и порядка взаимоотношений с начальством и коллегами, а с другой – поможет избежать претензий со стороны органов трудовой инспекции.

Необходимо обратить внимание на использование в кадровом делопроизводстве унифицированных форм. В представительствах иностранных компаний, как правило, используются свои формы документов, что может вызвать претензии со стороны налоговых органов. В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129­ ФЗ «О бухгалтерском учете» бухучет ведется на основании первичных учетных документов.

Данные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм. Таким образом, у работодателя, в том числе у иностранной компании, существует законодательно закрепленная обязанность по применению унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Отказ от использования этих форм является нарушением законодательства о бухгалтерском учете, а не трудового.

Следует помнить, что кадровые документы — это основа для начисления определенных выплат работникам, следовательно, и для расчета налогов. Поэтому отсутствие надлежаще оформленного приказа или платежной ведомости может быть расценено как нарушение правил ведения бухгалтерского учета и основание для привлечения к ответственности главы представительства/директора филиала и главного бухгалтера. Прежде всего, имеется ввиду налоговая ответственность – ст. 120 НК, возможно привлечение и к административной – ст. 15.11 КоАП.

2. Дополнительные кадровые документы

Ко второй группе кадровых документов относятся дополнительные. Их наличие в организации не обязательно, однако эти документы помогают урегулировать важнейшие вопросы трудовых отношений, связанные с оплатой труда, премированием, коммерческой тайной. Если такие документы утверждены в представительстве/филиале иностранной компании, они становятся обязательными для всех работников структурного подразделения.

Особый интерес для иностранных компаний представляет Положение о коммерческой тайне. Данный документ устанавливает режим коммерческой тайны в отношении информации, порядок обращения, использования и охраны информации, составляющей коммерческую тайну. Он необходим, если в трудовых договорах с работниками работодатель (иностранная компания) предусмотрел обязанность по охране коммерческой тайны, что на практике встречается достаточно часто.

При отсутствии такого документа привлечение работника к ответственности за нарушение коммерческой тайны, тем более увольнение в соответствии с п.п. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ, может быть успешно оспорено им в суде. В случае оспаривания работником увольнения по указанному основанию работодатель должен представить доказательства, свидетельствующие о том, что разглашенные работником сведения по закону относятся к коммерческой тайне, стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей и он обязывался не разглашать их (п. 43 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Наличие положения о коммерческой тайне снимает все вопросы, связанные с собиранием таких доказательств. Данное положение представляет собой локальный нормативный акт, распространяющийся на всех работников организации. Работники, в том числе вновь принимаемые, знакомятся с документом под роспись, и с этого момента на них возлагается обязанность соблюдать коммерческую тайну. Если в положении четко обозначен круг информации, составляющий коммерческую тайну, у работодателя не возникнет проблем с определением наличия самого факта нарушения.

Кроме вышеперечисленного, работодатель должен закрепить на бумаге свою политику в области обработки и защиты персональных данных работников п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ; п. 8 ст. 86, статьи 87, 88 ТК РФ. Удобнее это сделать в одном локальном нормативном акте, который должен быть утвержден приказом и может именоваться как угодно, чаще всего — Положением о персональных данных. Согласие на обработку персональных данных требуется практически во всех случаях, когда гражданин предоставляет юридическому лицу такую информацию о себе как паспортные данные (ФИО, дата рождения, адрес регистрации, семейное положение и др.), сведения об образовании, месте работы и т.п. В первую очередь такое согласие необходимо получить работодателю при приеме гражданина на работу.

Как и любое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров и статуса организации.